자기계발
<횡설수설하지 않고 핵심만 말하는 법> / 요약력의 힘, 잘 요약하는 방법
모도 ・ 2024. 6. 3. 10:17
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"무슨 말 하는지 잘 모르겠습니다."
"좀 더 요약해서 알려주실 수 없나요?"
"너무 장황하고, 길어요. 요점만 알려주세요."
이런 피드백을 들은 적이 있다면, 심지어 자주 듣는다면..!
이 책을 꼭 읽어보자. <횡설수설하지 않고 핵심만 말하는 법>이다.
비즈니스 퍼슨에게 필독서가 되었으면 할 정도로 내용이 좋다.
책은 요약력을 강화시키는 여러 방법들을 통해
우리의 업무 능력을 극대화하도록 조언하고 있다.
먼저 책의 내용을 요약해본다면, 이렇게 정리할 수 있겠다.
쏟아지는 정보 속에서 우리에게 필요한 것은 '요약력'이다. 요약력이란 '죽어도 이것만큼은 말해야지!'하는 것을 찾아내는 힘이다. 이러한 요약은 3단계의 과정을 거치는데 '정보 수집 -> 정보 정리 -> 정보 전달'이 그것이다. 수집하는 정보의 질이 좋아야 하며, 수집한 정보를 우선순위 및 그룹화를 통해 정리해야 한다. 그 후에 상대방의 니즈에 따라 '줄기 -> 가지 -> 잎'의 순서로 말해야 한다.
좀 더 자세히 들여다보자.
우리가 횡설수설해서는 안 되는 이유는 상대방의 시간을 뺏기 때문이다. 요약을 잘 하지 못 하면 일도, 인간관계도 불리해진다. 반대로 요약을 잘 하면 일도, 인간관계에서도 성공을 거둔다. 요약력은 즉, 인생을 바꾸는 성공 도구다.
일반적으로 '요약'을 할 때에 사람들은 '정보 전달'에만 초점을 두고는 한다. 하지만 보다 앞선 단계들부터 주의를 기울여야 한다. 신뢰성 있는 양질의 정보를 먼저 모아야 하며, 모은 정보 중에서 불필요한 것들은 버리고 그룹으로 나누며 우선순위에 따라 배열해야 한다. 마지막으로 전달할 때에는 정보의 90퍼센트는 버리고, '무엇을 전달하지 않을지'를 정하여 엘리베이터 피치를 하듯이 얘기해야 한다.
*엘리베이터 피치 = 엘리베이터에서 중요한 사람을 만났을 때 자신의 생각을 전달하는 말하기. 시간이 짧으므로 1초도 헛되게 쓰면 안 됨. 핵심만 전달하는 스피치.
1) 정보 수집
듣는 사람의 니즈를 파악하기. 잘 모르겠다면 물어볼 것. 그 사람이 돈을 내서라도 갖고 싶어하는 건 무엇인가? 그 사람이 과제라고 느끼는 건 무엇인가? 등
신뢰성 있는 정보 수집하기.
정보의 안테나 세우기. RAS(망상 활성계) 기능 활용. '초등 논술과 관련된 정보를 수집하라'. 표로 정리하기. 아래 표 참고
정보를 의심하라. 5W3H 질문 (누가/언제/무엇을/왜/어디에서 + 어떻게/얼마나 많이/어느 정도로) + '만약에'
인지 편향을 조심하기. 사고가 한쪽으로 치우친 것 = 인지 편향. 이를 막으려면 1) 우리는 인지 편향을 하는 생물이라는 것을 인지하기, 2) 메타 인지력을 높여서 객관화하기.
메타 인지력 높이는 방법 : 나의 감정을 적는다. 사건을 적는다. 소설/영화를 본다 등
구체 정보를 추상 정보로 묶는다. 구체 정보와 추상 정보를 재빠르게 오간다.
목차를 살핀다.
2) 정보 정리
우선순위에 따라 정리하기. ex. 현재 과제 > 실행한 해결책 > 해결책을 실행한 결과 > 피드백 > 이후 개선안
그룹화 사고 하기. 세세하게 정보를 묶어서 정리하라.
우선순위 사고 하기. 중요한 순서대로 말하기.
위 그룹화 사고/우선순위 사고로 정리된 정보 중 90퍼센트는 버려야 효과적인 사고가 몸에 밴다.
ex. CS 처리 관련 (본문 기반으로 본인이 각색함)
안 좋은 예 :
A님으로부터 서비스 오류와 관련해 연락을 받았다. 해당 고객은 앱 업데이트를 시도했고, 계정 로그아웃 후 로그인도 해보았지만 왜 서비스 진입이 안 되는지 모르겠다고 한다. 오늘 밤 7시까지 해결해달라고 요청했다. 정 안 되면 내일 오전 9시까지 고쳐달라고 한다. 아, 그리고 화면 깨짐 현상도 있는데 이것이 가장 치명적인 문제다.좋은 예 : A님으로부터 서비스 오류와 관련해 연락을 받았다. 10:00 ~ 10:15am 사이에 총 10회의 시도를 했으나 서비스 진입이 안 되며, 화면 깨짐 현상이 있다. 앱 업데이트 및 계정 로그아웃/로그인을 시도했으나 오류는 여전하다. 금일 7시까지 해결 요청, 어려울 경우 명일 오전 9시까지 해결 요청했다.
정보는 생물이다. 유통 기한이 지난 정보는 업데이트하라.
3) 정보 전달
전달 못하는 사람 = 1) 장황하게 말하는 사람, 2) 설명 부족한 사람
지루한 서론은 버릴 것.
줄기 -> 가지 -> 잎의 순서로 말할 것
'한마디'로 표현하는 습관을 기르기. 당신 회사의 장점/매력은 무엇인가? -> 한마디로 정의하기
용건 + 결론 우선형 으로 말하기.
용건 : 지금부터 이야기하는 사건의 전체 상 -> 결론 : 전달하고 싶은 핵심 + 이유 : 결론의 이유
ex. A 제품 광고 제작 건 말인데요(용건). C사와 제휴를 맺으면 어떨까요?(결론) C사의 제품은 ~이유로 인기를 모으고 있어서 우리의 타깃 층에 흥미를 불러일으킬 수 있다고 생각합니다(이유).
열거형 으로 말하기. 전체를 예고한 뒤 차근차근 설명하기. ex. 포인트는 총 0가지입니다. 첫째는~, 둘째는~, 셋째는~, 정리.
애매한 표현 제거하기. ~인 것 같습니다. ~하지 않는다고 단정할 수 없습니다. ~인 듯 합니다. ~가 아닐까 생각합니다. ~같은 느낌입니다. ~같은 경우도 있을 수 있습니다. 등 (한국어에 많은 표현)
1초만에 요점을 파악하는 2가지 조건 = 1) 질문의 의도를 정확하게 읽기, 2) 질문에 정확하게 대답하기.
비유 잘 하기! 본질이 같은 예시를 찾아라.
예전에 회사에서 일을 할 때에 정말 요약을 잘 하는 사람과 정말 요약을 못 하는 사람을 동시에 만난 적이 있다. 당연한 말이지만, 요약을 잘 하는 사람과 일을 같이 했을 때는 성과도 좋았고, 업무 처리 속도도 빨랐다.
지금 시대에서는, 특히 비즈니스 환경에서는 요약력이 필수라고 생각한다. 요약력을 통해 나의 생각을 간결하게 잘 전달해야 내가 원하는 대로 일을 추진할 수 있으며, 사람도 모인다. 우리의 인생을 더 멋지게 변화시키기 위해 '죽어도 이것만큼은 말해야지!' 하는 요약력을 키워보자.
+ 덧.
제목이 아깝지 않다. 저자는 책에서 단 한 번도 횡설수설하지 않고 모든 내용을 굉장히 잘 요약하고 있다. 이 사람.. 회사에서 일 꽤 잘 하는 사람일 것이라는 생각이 든다. ㅎㅎ
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